Avenryx SystemsSolution
Kundenportal, das Rückfragen ersetzt statt sie zu verlagern
Ein Kundenportal spart nur dann Arbeit, wenn es die Fragen beantwortet, die tatsächlich gestellt werden. Deshalb beginnen wir mit Ihrem Support-Postfach und nicht mit einem Funktionskatalog.
Ergebnisse
- Weniger Statusanfragen per Telefon und E-Mail
- Dokumente und Rechnungen jederzeit ohne Nachfrage abrufbar
- Schnellere Freigaben durch Kunden
- Ein nachvollziehbarer Verlauf pro Kunde statt verteilter Postfächer
Solution
Typische Einsätze
Auftragsstatus
Der Kunde sieht Fortschritt, Termin und Ansprechpartner ohne Anruf.
Dokumentenarchiv
Verträge, Prüfberichte, Lieferscheine und Rechnungen an einer Stelle.
Anliegen und Tickets
Meldungen mit Anlagen, Zuordnung und nachvollziehbarem Verlauf.
Unsere Leistungen
- Rollen und Rechte je Kundenorganisation
- Dokumentenfreigabe mit Zugriffsprotokoll
- Anbindung an ERP, DMS und Buchhaltung
- Benachrichtigungen per E-Mail und optional Teams
- Mehrsprachige Oberfläche für internationale Kunden
- Barrierefreie Bedienung
Integrationen
Compliance
- DSGVO, AV-Vertrag und Löschkonzept
- Zugriffsprotokollierung auf Dokumentenebene
- Barrierefreiheit nach BFSG
Für wen das passt
- Dienstleister und Hersteller mit erklärungsbedürftigen, laufenden Aufträgen
- Unternehmen, deren Support überwiegend Statusfragen beantwortet
- Betriebe mit Dokumentenpflichten gegenüber Kunden
Wann es die falsche Wahl ist
- Einmalgeschäft ohne laufende Kundenbeziehung
- Reine Wissensfragen, die eine gute FAQ-Seite löst
Welche Probleme das löst
Statusfragen binden Fachkräfte
Dieselbe Frage wird täglich von Menschen beantwortet, die eigentlich produktiv arbeiten sollen.
Dokumente im Postfach
Wer einen Prüfbericht von vor zwei Jahren braucht, durchsucht E-Mails.
Freigaben dauern
Ohne klaren Weg verzögert jede Kundenfreigabe den Auftrag.
Architektur und Schnittstellen
- Einzelmandantige Datentrennung pro Kundenorganisation, serverseitig erzwungen
- Dokumentenzugriff über signierte, ablaufende Links statt offener Dateipfade
- Lesestand aus ERP und DMS, damit Ihr Kernsystem nicht direkt am Internet hängt
- Vollständiges Zugriffsprotokoll für Datenschutz und Nachweispflichten
So läuft die Umsetzung
- 01
Anfragen auswerten
Wir analysieren echte Kundenanfragen und leiten daraus den Portalumfang ab.
- 02
Rollen- und Rechtekonzept
Wer aus der Kundenorganisation sieht was — vor der Entwicklung geklärt.
- 03
Entwicklung mit Pilotkunden
Ausgewählte Kunden nutzen früh und geben Rückmeldung.
- 04
Einführung mit Ablösung
Kunden werden aktiv hingeführt, Postfächer nicht abrupt geschlossen.
Realistischer Zeitplan
Woche 1–3: Analyse
Anfragenauswertung, Rollenkonzept, Schnittstellen, Festpreis.
Woche 4–14: Entwicklung
Zweiwöchentliche Abnahmen mit Vertrieb und Support.
Woche 15–18: Einführung
Pilotkunden, Schulung, Kundenkommunikation.
Standard oder Eigenentwicklung
Standardsoftware reicht, wenn
- Ticketsystem und Wissensdatenbank als Standardprodukt
- Dokumentenablage in einem vorhandenen DMS
Individualsoftware lohnt sich, wenn
- Die Sicht auf Ihre Aufträge und Prozesse
- Freigabewege, die Ihr Geschäft tatsächlich beschleunigen
Wenn ein Standard-Kundenportal Ihres ERP-Anbieters reicht, sagen wir das vor dem Angebot.
Was den Preis bestimmt
Anzahl der Quellsysteme
Jedes angebundene System kostet Abstimmung und Fehlerbehandlung.
Rechtefeinheit
Rechte auf Dokumentenebene sind deutlich aufwendiger als auf Kundenebene.
Mehrsprachigkeit
Echte Übersetzung inklusive Dokumentbenennung ist Projektarbeit, keine Einstellung.
Wo Projekte scheitern
Portal wird nicht genutzt
Umfang leitet sich aus echten Anfragen ab, und wir messen die Nutzung nach dem Start.
Datenschutzfragen zu spät
Löschkonzept und Protokollierung sind Teil des Konzepts, nicht Nacharbeit.
Kernsystem überlastet
Das Portal liest aus einem Zwischenstand, nicht direkt aus dem ERP.
Richtwert Budget
Ein Statusportal liegt am unteren Rand, ein Portal mit Freigaben und DMS-Anbindung am oberen.
FAQ
Häufige Fragen
Was kostet ein Kundenportal?+
Ab etwa 35.000 €, typisch 60.000 bis 180.000 €. Anzahl der Quellsysteme und Rechtefeinheit bestimmen die Spanne.
Können Kunden sich mit ihrem Firmenkonto anmelden?+
Ja, Anmeldung über Microsoft Entra ID oder Google Workspace ist möglich.
Wie schnell sind Daten aktuell?+
Üblich ist ein Abgleich im Minutenbereich; kritische Vorgänge lassen sich ereignisgesteuert sofort aktualisieren.
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