Avenryx SystemsSolution
Orderverwerking automatiseren — van mailbox naar ERP zonder overtypen
Elke order die iemand overtypt kost geld en introduceert een fout. De oplossing is niet meer personeel op de binnendienst, maar orders die gecontroleerd binnenkomen — en alleen de uitzonderingen op een bureau belanden.
Resultaten
- Orderinvoer van minuten naar seconden
- Minder retouren en creditnota's door tikfouten
- Binnendienst werkt aan uitzonderingen in plaats van aan invoer
- Ordersbestatiging dezelfde dag in plaats van de volgende
Solution
Waar het wordt gebruikt
E-mail en PDF
Orderbevestigingen en inkooporders worden gelezen en omgezet naar orderregels.
EDI en portaalorders
Ketenpartners leveren digitaal aan, met validatie vóór het ERP.
Uitzonderingenwerkbak
Alleen onduidelijke regels gaan naar een medewerker, met voorstel.
Wat we leveren
- Document- en tekstherkenning voor orders
- Artikelmatching op klantartikelnummer en omschrijving
- Controle op prijsafspraak, voorraad en kredietlimiet
- Werkbak voor uitzonderingen met voorstel en reden
- Automatische orderbevestiging naar de klant
- Rapportage over automatiseringsgraad per klant
Koppelingen
Compliance
- Auditlog per order en per automatische beslissing
- AVG-conforme verwerking van klantgegevens
- Bewaartermijnen volgens uw administratieplicht
Voor wie dit is
- Groothandel en productie met tientallen tot honderden orders per dag
- Bedrijven waar orders overwegend per e-mail of PDF binnenkomen
- Organisaties met vaste klanten en klantartikelnummers
Wanneer dit niet de juiste keuze is
- Minder dan ongeveer twintig orders per dag
- Orders die altijd maatwerkcalculatie vragen
Welke problemen dit oplost
Overtypen als dagtaak
Twee mensen typen de hele dag orders over, en elke fout komt later als retour terug.
Klantartikelnummers
Iedere klant gebruikt eigen nummers, en de vertaling zit in iemands hoofd.
Fouten pas bij levering zichtbaar
Prijs- en voorraadfouten worden ontdekt als de vrachtwagen al rijdt.
Architectuur en koppelingen
- Verwerking in stappen: inlezen, matchen, controleren, boeken — elke stap apart herstartbaar
- Niets gaat automatisch het ERP in zonder geslaagde prijs- en voorraadcontrole
- Elke automatische keuze is met bron en reden terug te zien
- Betrouwbaarheidsdrempel per klant instelbaar
Hoe we het aanpakken
- 01
Ordersteekproef
Wij analyseren honderden echte orders om formaten en uitzonderingen te kennen.
- 02
Matchingregels bouwen
Artikelmatching en controles worden getest tegen historische orders.
- 03
Dubbel draaien
Automatisch voorstel naast handmatige invoer, tot de nauwkeurigheid staat.
- 04
Per klant vrijgeven
Klanten met schoon aanbod eerst volledig automatisch.
Realistische doorlooptijd
Week 1–3: analyse
Ordersteekproef, formaten, vaste prijs.
Week 4–10: bouw
Verwerking, matching, controles en werkbak.
Week 11–14: dubbel draaien en vrijgeven
Per klant overschakelen op volledig automatisch.
Kopen of laten maken
Kies standaardsoftware als
- Standaard EDI-dienstverlening voor grote ketenpartners
- Een standaard OCR-dienst voor eenvoudige, vaste formulieren
Kies maatwerk als
- Artikelmatching op uw eigen assortiment en klantnummers
- Controleregels die uw marge en krediet beschermen
Komen uw orders al via EDI binnen? Dan is een koppeling voldoende en is deze oplossing overbodig.
Wat de prijs bepaalt
Aantal orderformaten
Tien klanten met tien lay-outs kosten meer dan duizend orders in één formaat.
Artikelmatching
Zonder klantartikelnummers moet op omschrijving gematcht worden; dat is het bewerkelijkste deel.
Controlediepte
Krediet- en contractcontrole raakt meerdere systemen.
Waar projecten misgaan
Automatisch een foute order boeken
Boeken gebeurt alleen bij geslaagde controle; twijfel gaat naar de werkbak.
Binnendienst voelt zich vervangen
Het doel is uitzonderingenwerk en klantcontact, niet minder mensen — dat spreken we vooraf uit.
Klanten wijzigen hun formaat
Formaatwijzigingen worden gedetecteerd en gemeld in plaats van stil verkeerd verwerkt.
Indicatief budget
Het aantal orderformaten en de artikelmatching bepalen de prijs.
FAQ
Veelgestelde vragen
Wat kost het automatiseren van orderverwerking?+
Vanaf ongeveer € 25.000, meestal € 45.000 tot € 130.000, afhankelijk van het aantal orderformaten en de artikelmatching.
Welk percentage gaat volledig automatisch?+
Bij vaste klanten met klantartikelnummers is 80 tot 95 procent realistisch; bij vrije tekstorders lager.
Gaat er iets fout het ERP in?+
Nee. Zonder geslaagde prijs-, voorraad- en kredietcontrole wordt niets automatisch geboekt.
Gerelateerde pagina's
You already have the idea. Let's define what comes next.
Available in 12 languages